لماذا تحتاج المؤسسات إلى محلل نظم؟

لماذا تحتاج المؤسسات إلى محلل نظم؟

لماذا تحتاج المؤسسات إلى محلل نظم؟

نظراً للانتشار الواسع لتكنولوجيا الحاسبات فقد أضافت معظم المؤسسات تقريباً إلى الهيكل التنظيمى لها إدارة خاصة لنظم المعلومات، وبالرغم من إدراج وظيفة محلل النظم ضمن وظائف الهيكل الإداري لإدارة المعلومات إلا أنه مازال هناك خلط في الواجبات والأعمال التي يجب أن يقوم بها محلل النظم والدور الذي يلعبه في المؤسسة بينه وبين المبرمج أو منظم قواعد البيانات. وأحياناً تطالعنا إعلانات الوظائف بطلبات لا تتناسب مع متطلبات هذه المهنة والتى لا يجب أن ترتبط مع تطبيقات حاسبات معينة أو لغة برمجة محددة أو قواعد بيانات بعينها عكس ما يظهر.

وبمراجعة ظروف العمل فى هذه الحالات قد يمكننا أن نرد سبب هذا الخلط فى وظائف التحليل والتصميم مع الوظائف الأخرى للإدارة والحاسبات إلى أحد أو كل العوامل التالية:

أ- أن الثقافة السائدة فى المؤسسة لا تحترم التخصص فى الأعمال.

ب- عدم وجود مسار واضح لتنمية المستقبل المهنى للعاملين بها.

ج- أن المؤسسة لا تعطى أهمية كافية لدقة الأداء

د- عدم وجود تحديد دقيق ومفصل لطبيعة الأعمال بالمؤسسة.

هـ- عدم وجود مؤشرات أداء دقيقة تستخدم في تقييم الأعمال بصورة مستمرة.

و- لا تعطى المؤسسة للمدخل العلمى فى الإدارة الثقل الذى يستحقه.

فعندما يصبح التقييم المستمر جزء من تدفق العمليات داخل المؤسسة، فإنها ستحاول دائماً تطوير مؤشرات قياس عددية للأعمال التى تتم بها لتعكس الأداء الفعلى لها مما يتطلب قدراً لا يستهان به من التخصصية إلى جانب الخبرة والكفاءة العلمية للعاملين فى مجالات الإدارة والتخطيط والإنتاج بالمؤسسة، ومع تعدد الخبرات والتخصصات والكفاءات العلمية وظهور هذا الكم من مؤشرات الأداء يكتشف هذا الفريق فجوات تعانيها عمليات انتقال المعلومات بين المتخصصين أنفسهم، وبينهم وبين الإدارة، وغالباً ما يتكرر نفس الموقف بين فريق الإدارة نفسه، وعندما يؤمن رئيس المؤسسة أيضاً أنه لا يستطيع بمفرده الإجابة على جميع التساؤلات والربط بين المتناقصات وعدم الترابط والتجانس بين المعلومات التى تنتجها هذه المجموعات وتتدفق عبر شرايين الاتصال في المؤسسة والتى غالباً ما تتداخل وتصل بين الأطراف الغير صحيحة، تظهر الحاجة إلى محترف محايد يستطيع وضع تصميم مناسب لنظم العمل يقضي على كل الفجوات السابقة ويحقق تجميع البيانات التى تحتاجها العمليات المختلفة بالمؤسسة ويصبح قادراً على توليد المعلومات بالصورة التى يحتاجها كل طرف من أطراف الفريق.

كل هذه المواقف تجهل الحاجة إلى محلل النظم ملحة، بل ومن المستحيل الاستغناء عنه فالمؤسسة فى مراحل التطوير والتطور لها تحتاج إلى من:

أ- يستطيع أن يتفهم متطلبات كل فريق من المتخصصات المختلفة بالمؤسسة، ثم يتأكد من الحاجة إلى كل من هذه المتطلبات وتحديد الأوليات فيما بينها.

ب- يمكنه أن يتعامل مع الجميع كل بلغته إلى الحد الذى يؤدى إلى التوحيد بين المفاهيم المختلفة عبر المؤسسة.

ج- يستخدم قدراته الابتكارية للبحث عن طريق جديدة لتفهم طبيعة أعمال كل تخصص والربط بين التخصصات المختلفة بالمؤسسة.

د- يتمتع بقدرة تحليلية تساعده على الربط بين المتغيرات المختلفة بالعمليات التحويلية ومقاييس الإدارة ووضع النموذج المناسب لها.

هـ- يمكنه الربط بين التفاعلات الاجتماعية بين العاملين بمستوياتهم المختلفة والجوانب الفنية والإنتاجية.

و- يستطيع توظيف منهجية التطوير التى تتناسب مع البيئة التى تعمل بها المؤسسة والثقافة السائدة فيها.

س- يضع نظم التوثيق المناسبة التى تضمن للمؤسسة بناء ذاكرة ديناميكية.

ح- يستطيع تحديد متطلبات ومنهجية التغيير فى ثقافة المؤسسة.

ط- يصبح مصدراً لإشاعة جو من التعلم المستمر فى المؤسسة فهو يجلب كل جديد فى مجال تكنولوجيا المعلومات السريع التطور.

ى- يحقق للمؤسسة الانتقال الأمن عبر آطوار التغيير المختلفة لتوظيف تكنولوجيا المعلومات أو تبني فلسفات جديدة فى الإدارة.

ك- يكتشف مجالات تكنولوجية جديدة وينقلها إلى المتخصصين مزيد منن الدراسة والتحليل.

ل- يمكنه أن يتعامل مع المتخصصين في تكنولوجيا المعلومات من خارج المؤسسة لينقل متطلبات المؤسسة من تطبيقات وتكنولوجيا ويتولى وضع المواصفات المناسبة لذلك.

ويمكننا إضافة العديد من الاحتياجات الملحة للمؤسسة والتى نادراً ما يقوم بتحقيقها تنظيم واحد أو مهنة واحدة محددة للمعالم في الهيكل التنظيمي للمؤسسة، هذه المهنة هي موضوع هذا الكتاب.

معاناة محلل النظم:

أن مقياس نجاح منظومة المعلومات يتحدد بمدى تحقيقها لمتطلبات المستخدم، ويرتبط نجاح محلل النظم بقبول هذا المستخدم للمنظومة ورضاه عن أدائها، وبالرغم من محاولات محلل النظم المستمرة لترغيب المستخدمين للمشاركة فى جميع مراحل التطوير والبناء للمنظومة إلا أن استمرار الاتصال بين فريق التطوير خلال مرا حل العمل للمشروع يخضع للعديد من المحاذير خصوصاً مع زيادة عمر المشروع حيث:

أ- غالباً ما يتم تغيير أعضاء فى فريق التطوير دون اتباع منهجية واضحة لذلك ومن النادر أن يتقيد المستخدمين بمتطلبات واضحة ومحددة حتى نهاية فكرة التطوير.

ب- غالباً ما تتداخل قرارات الإدارة بجو التفاعلات الإنسانية داخل المؤسسة وتخرج عبر متسقة مع متطلبات التطوير التى تم الاتفاق عليها فى بداية المشروع.

ج- غالباً ما يظهر معارضين من المستخدمين غير ملمين بتاريخ تطور المشروع والسبب الذى تم بناء عليه اتخاذ القرارات التى نقلته إلى المرحلة الراهنة له.

د- غالباً ما تتداخل معدلات تنفيذ المشروع مع الاعتبارات الشخصية بالمؤسسة.

هـ- عدم إلمام المستخدمين بقدرات تكنولوجيا المعلومات وتقنياتها المختلفة غالباً ما يجعلهم عرضة للتشويش والبلبلة.

و- خرف المستخدمين من فقد وظائفهم أو سطوة السيطرة يبرر لهم وضع العراقيل أمام خطوات تنفيذ التطوير.

الأدوار التى يؤديها محلل النظم:

بالرغم من أن محلل النظم يلعب أدوارا مركبة في المؤسسات بأنواعها المختلفة سواء حكومية أو خاصة، ذات طابع إنتاجى أو خدمى إلا أننا يمكننا هنا أن نرصد عدداص من الأدوار البارزة التى يجب أن يثقلها حتى يستطيع بناء المنظومة التى يكلف بتطويرها فهو يجب أن يرى نفسه محفزاً وعامل مساعد للتغيير، كسياسى، محلل نفسى وطبيب أمراض المؤسسة، ومهندس بناء أو معمارى منظومة الإدارة ومراقباً، وخبير مبيعات، ومدرب، ومدير للمشروع، وباحث (شكل 4-1) كل هذه الأدوار قد تجتمع فى مشروع واحد وقد يمارسها فى عدد من المشروعات المتفرقة.

أ- محلل النظم كعامل مساعد للتغيير:

تتطلب مفاهيم الإدارة بالمعلومات استناد جميع القرارات بالمؤسسة إلى معلومات دقيقة، وحديثة، وصادقة تعكس الأوضاع الفعلية فى مواقع العمل هذا المفهوم يتطلب تغييرات جذرية فى الطريقة التى تدار بها المؤسسة من حيث طرق تجميع البيانات، وتوقيتاتها، ومعدلات وطرق نقلها ثم طرق التخزين لها حتى يصبح من الممكن إجراء المعالجة المناسبة لهذه البيانات للحصول على المعلومات المطلوبة والتعبير عنها فى الشكل المناسب لمتخذى القرار، ويتطلب أيضاً تغييرات جذرية فى طرق العمل نفسها، وتسلسل عمليات المعالجة ثم فى ميكانيكية اتخاذ القرار. هذا التغيير يتأثر به كلا من صانعى القرار أنفسهم ومتخذى القرار ويصبح من المستحيل تحقيق هذا التغيير إن لم يتقبله جموع العاملين في المؤسسة وهؤلاء المتأثرين مباشرة بالتغيير وهذا يأتي دور محلل النظم للعمل المنهجيات والأدوات والخطوات التى يتم بها إتمام التغيير.

ب- محلل النظم كباحث:

من النادر أن يعمل محلل النظم فى مشروعين متشابهين فهو دائماً ما تعرض عليه مشروعات مختلفة فى مجالات وتطبيقات متعددة إلى جانب ذلك فطبيعة عمله تحتم عليه مجابهة المشاكل التى تتعرض لها المؤسسات بغرض وضع الحلول المناسبة لها باستخدام مفاهيم تكنولوجيا المعلومات. ولذلك فيجب عليه أن يعيش دائماً كباحث فى منهجيات البحث العلمى بما تضيفه من طرق جديد فى التحليل والتصميم ونمذجة المشكلات والحلول، وباحث عن الاتجاهات الحديثة فى تطبيقات تكنولوجيا المعلومات ذلك المجال السريع التطور ثم باحث عن حلول جديدة ابتكاريه وخلافة تسمح بحل المشكلة حلاً أكثر فعالية وكفاءة.

ج- محلل النظم كمراقب:

إن مراقبة الظواهر المختلفة التى ترتبط بعمليات التغيير خلال تطوير وبناء منظومة الإدارة بالملومات هى من أهم أدوار محلل النظم ولذلك فإن هذا الدور يتطلب من محلل النظم تحديد المتغيرات التى تعبر عن أداء المنظومة قبل وبعد التطوير وأماكن الحصول عليها ثم تحديد طر حساب وتقدير هذه المتغيرات ومستويات تقييمها ثم طرق رصدها والمراقبة لها ومعدلاتها.

د- محلل النظم كمهندس بناء منظومة الإدارة:

كما سنرى من عرض مراحل بناء منظومة المعلومات فى الفصل الخامس فإن محلل النظم يلعب دوراً رئيسياً فى تحويل احتياجات ومتطلبات المستخدمين والمدبرين فى المؤسسة إلى تصميم منطقى يعبر عنه نموذج تدفق البيانات عبر المنظومة ونموذج العلاقات بين البيانات المختلفة فى المنظومة ثم يقوم بعد ذلك بتحويل هذا النموذج إلى مواصفات فنية يمكن تحويلها إلى منتج فعلى سواء برامج للحاسب الآلى بما تتطلبه من أجهزة حاسبات وطرفيات وشبكات اتصال أو منظومة يدوية لإدارة المعلومات.

هـ- محلل النظم كمحلل نفسى وطبيب أمراض الإدارة فى المؤسسة:

كما سبق الإشارة من قبل تضم منظومة المعلومات معها دائماً منظومة من الأنشطة الاجتماعية. بمعنى أنها تعتمد على تفاعلات السلوك بين العناصر البشرية فى المنظومة إلى جانب التفاعل بين الإنسان والأجهزة وطرق معالجة البيانات، هذا التفاعل يأخذ أشكالاً مختلفة خلال مراحل التطوير والتنفيذ للمنظومة، ولذلك فإن محلل النظم عليه أن يلعب دوراً لا يستهان به فى تفهم السلوكيات المختلفة للعاملين فى المؤسسة من حيث دوافعها ومظاهرها وتأثيراتها ثم دراسة هذه التأثيرات واستخلاص المؤشرات المناسبة التى يمكن أن تساعده فى الوصول بالمنظومة إلى مرحلة التنفيذ الناجح.

و- محلل النظم كسياسى ودبلوماسى:

حتى يمكن لمحلل النظم النجاح فى عمليات تطوير وساء منظومة المعلومات فيجب عليه الاحتفاظ بقوة الدفع المتولدة عند جميع الأطراف المشتركة فى التطوير والتى ستتأثر بالتغيير، مع شحذ عزيمة العاملين بالمشروع ليكونوا على استعداد دائم للتعامل مع المواقف الصعبة، والتى غالباً ما تظهر خلال عمليات التطوير.

س- محلل النظم كمحفز:

لا يمكن أن يستوعب المستخدمين نظام العمل الجديد دون وجود حافز مناسب ومؤثر لهم، وبالرغم من أن محلل النظم يضع نصب عينيه الأهمية القصوى لمشاركة للتقنيات المختلفة لتحقيق هذا الهدف، إلا أننا يجب أن نؤمن أن تحقيق التغيير يتطلب أن يشعر كل طرف من الأطراف أنه جزء من المنظومة الجديدة، وان تنفيذ النظام الجديد سيعود عليه بالفائدة الشخصية والمهنية إلى جانب الفائدة التى ستعود على المؤسسة ككل.

ح- محلل النظم كمخبير مبيعات:

إن قدرة محلل النظم على بيع أفكار التطوير والتى تظهر فى صورة اقتناع الإدارة بالمنظومة الجديدة والمطورة قبل أن تظهر فى الوجود تتطلب اكثر من الحماس. تتطلب خبرة وكفاءة وفهم لتقنيات ووسائل وأساليب الإقناع أو البيع لمنتج لا يراه سوى محلل النظم نفسه (من يبيعه) مع الفرصة المواتية والتى يجب أن يتعرف عليها! وربما يحتاج محلل النظم إلى مواهب البيع المختلفة خلال المراحل المختلفة لعمر المشروع بدءاً من مرحلة تحديد المتطلبات والتى تتطلب المحافظة على أكبر قدر من التفاعل مع المستخدم إلى إلى مرحلة دراسة الجدوى والتى تنتهي بعرض للجدوى الاقتصادية والفنية، والسلوكية للمنظومة المقترحة عرضاً جماعياً وخلال اجتماع عام لمجموع المستخدمين للإجابة عن التساؤلات المختلفة والدفاع عن الحل المقترح والحصول على دعم وموافقة رئيس المؤسسة والمستخدمين ثم عبر مرحلة التصميم والتنفيذ والتى تتطلب قدرة فنية لإقناع المستخدمين الجدد بالمنظومة المطورة.

ط- محلل النظم كمدرب وعنصر فعال للتعليم المستمر:

إن التطور السريع والتقدم المتزايد الذى يشهده حقل تكنولوجيا المعلومات من خلال ظهور أجيال جديدة من الحاسبات، ونظم التشغيل ثم تطبيقات البرامج والتى تغطى كل مجال تقريباً يجعل جميع العاملين فى حقل المعلومات فى حركة مستمرة للحاق بهذا الركب المتسارع، وهذا تظهر أهمية الدور الذى يلعبه محلل النظم بقدرته على تحديد متطلبات التدريب للمستخدمين ثم المشاركة فى عمليات التدريب المستمر لهم أثناء التنفيذ وخلال عمليات تشغيل وصيانة المنظومة، ويلعب محلل النظم أيضاً دوراً هاماً فى تقييم التكنولوجيات الجديدة وإجراء دراسات الجدوى الفنية لها ودراسة تأثيراتها على منظومة الإدارة وفي النهاية ربما يكون هو المسئول عن تحقيق التكامل بين المنظومة الفرعية للتدريب وباقى للمنظومات الفرعية الأخرى بالمؤسسة أثناء تنفيذ المنظومة المطورة واستكمال عمليات تعميمها. وعندما تتحول المؤسسة إلى منظومة تتطلع للتعلم تحتاج بالتأكيد إلى محلل نظم.

ك- محلل النظم كمدير مشروع:

مما لا شك فيه أن مرور المنظومة عبر مراحل التطوير المختلفة لتظهر فى النهاية كمنتج فعلى يمكن توظيفه لتحقيق أهداف المؤسسة يتطلب عدداً من الإجراءات الإدارية المختلفة التى تضمن الانتقال الآمن لهذا المشروع إلى نهايته بنجاح هذا المشروع غالباً ما يتولى محلل النظم مسئولية إدارته مع فريق عمل يضم:

1- ممثلين عن المستخدمين من المنظومات الفرعية.

2- المدير أو المالك أو صاحب المؤسسة حسب حجم المنظومة التى يتم تطويرها.

3- استشارى خارجى طبقاً لمجال التخصص المطلوب.

4- الموردون بتخصصاتهم المختلفة.

5- مصمم ومهندس برامج.

6- مبرمج.

7- منظم قواعد بيانات.

8- مهندس نظم اتصالات.

9- باحث اجتماعى ومسئول مالى ومسئول قانونى