تعريف الوثيقة و خصائصها

تعريف الوثيقة و خصائصها

فالوثائق التي يتم توليدها أثناء قيام المؤسسة أو الهيئة بنشاطها ما هي إلا تعبير حقيقي عن الوسائل أو الخطط المرسومة كافة من قبل تلك المؤسسة للوصول على تحقيق الأهداف التي تسعى إليها . وعليه فإن الوثائق المنتجة من قبل المؤسسة رسمية أو غير رسمية، ما هي إلا تعبير عن وجودها ومزاولته لنشاطها في واقع الأمر، ولهذا فإن تراكم الوثائق يتم بشكل طبيعي على البيانات والمعلومات الخاصة بتلك المؤسسة أو الهيئة في المجتمع، وعليه يمكن إضافة: إن الوثيقة عبارة عن سجل مدون سواء كان رسمياً أو غير رسمي قانونيا أو غير قانوني.

وأن معجم المصطلحات الأرشيفية يشير إلى تعريف الوثيقة بأنها عبارة عن وحدة أرشيفية غير قابلة للتجزئة، ومن ثم فإن الوثيقة عبارة عن وعاء للمعلومات والبيانات يشتمل على تفاصيل ما قد حدث في حد المؤسسات الرسمية أو غير الرسمية في المجتمع بحيث تعكس تلك الأنشطة التي كانت تقوم بها إحدى المؤسسات في المجتمع في زمان ومكان محددين.

وهذا هو مصدر أهمية الوثيقة الأرشيفية فهي تساعدنا على إلقاء الضوء لمعرفة تلك الأحداث والظروف التي كان قد مر بها المجتمع فالمعلومات والبيانات التي تشتمل عليها الوثائق تعتبر ذات قيمة هامة باعتبارها مصدراً للتاريخ الاجتماعي الاقتصادي والسياسي في البلاد خاصة وأنه يوجد قول مأثور ينص على أنه: "لا وجود لتاريخ من دون وثائق"، ويتضح ذلك جلياً من سجلات المحاكم الشرعية في بلادنا التي تعتبر من أهم المصادر التاريخية لاعتبارها وثائق رسمية، فهي وثائق غير مشكوك في مصداقيتها، ويمكن الحصول منها على المعلومات المهمة كافة من العادات والتقاليد المتبعة في المجتمع بالإضافة إلى الأسماء والألقاب والملابس والمهور وحلي الزينة للنساء..؟

وتعتبر المراحل الحياتية للوثيقة المشار إليها ذات أهمية بالنسبة للوثيقة، وعلى ضوئها يتحدد مصيرها إما بالحفز المؤقت أو الدائم أو بالإتلاف نهائياً ، ومن ثم الوثيقة التي يتقرر حفظها بصفة دائمة في الأرشيف العام وثيقة أرشيفية.

وقبل أن نتوغل في سرد تعريف الوثيقة الأرشيفية بإيجاز يجدر بنا التعريف أولاً بلفظة أرشيف Archives التي تشتمل على ثلاثة معان.

شهادة الميلاد

شهادة الميلاد، وهي شهادة يتم إصدارها من قبل الدولة للفرد و يوجد فيها معلومات عن تاريخ وساعة الميلاد واسم المولود ولقبه واسم الأم والأب وجنس المولود ومكان الميلاد.